Główne cechy systemu

Urząd:

• definiowanie dokumentów dostępnych w urzędzie;
• automatyczna archiwizacja dokumentów oraz spraw;
• dokumenty przekazywane urzędnikom do realizacji w formie elektronicznej;
• definiowanie uprawnień użytkowników systemu w zależności od pełnionej funkcji;
• tworzenie dowolnej struktury organizacyjnej;
• wielostopniowa dekretacja pism przychodzących oraz akceptacja pism wychodzących;
• tworzenie procedur realizacji sprawy na podstawie wprowadzanego wniosku;
• słownik RWA wbudowany w system

Kancelaria:

• automatyczna ewidencja pism przychodzących do urzędu i wychodzących z urzędu;
• automatyczne generowanie dzienników korespondencji;
• możliwość zdefiniowania dokumentów przychodzących (termin realizacji, opłaty związane z realizacją, wydział realizujący pismo);
• ewidencja dokumentów dostępnych w urzędzie z możliwością wydrukowania;

Burmistrz / Wójt:

• możliwość definiowania uprawnień do różnych zadań wykonywanych w urzędzie;
• bieżący wgląd do wszystkich zadań realizowanych w urzędzie z wyróżnieniem spraw przeterminowanych;
• ułatwiona dekretacja pism na podstawie zdefiniowanych właściwości dokumentu;
• możliwość przekazania informacji do podwładnych w formie elektronicznej;
• efektywne zarządzanie czasem pracowników;

Kierownik Wydziału / Referatu

• nadzór nad pracą podwładnych, poprzez wgląd w zadania realizowane w wydziale z wyróżnieniem spraw przeterminowanych;

Urzędnik

• automatycznie generowany numer realizowanej sprawy;
• tworzenie teczek oraz podteczek do sprawy;
• wbudowany słownik RWA umożliwiający przypisanie sprawy do odpowiedniego działu RWA;
• możliwość konsultacji pisma z innym wydziałem;
• wbudowany edytor umożliwiający tworzenie pisma w sprawie;
• definiowanie szablonów odpowiedzi w standardowych sprawach;
• możliwość przekazania informacji interesantowi drogą elektroniczną;
• rozbudowane filtry wyszukiwania spraw i dokumentów;
• dostęp do archiwum pism oraz spraw zrealizowanych przez urzędnika

Interesant

• dostęp do strony urzędu z udostępnionymi formularzami;
• wyświetlenie karty sprawy (szczegółowa informacja jak zrealizować daną sprawę, opłaty, wnioski, czas realizacji wydział realizujący sprawę);
• możliwość sprawdzenia stanu realizacji sprawy na stronie internetowej;
• możliwość składania pism w formie elektronicznej.

Elektroniczne Bezpieczne Formularze z podpisem elektronicznym (ZEF)

Podstawowe informacje na temat formularzy ZeForm:
Obsługa formularzy jest realizowana przez ZEFReader - uniwersalną i niezależną od platformy czy systemu aplikację, wykonaną w nowoczesnej technologii,
Plik formularza ZeForm (rozszerzenie zef) - zawiera w sobie nazwy i opis pól do wypełnienia, informacje jakich danych wymagamy od Interesanta, adres skrzynki podawczej Państwa Urzędu, protokół przesyłania danych oraz wiele innych informacji technicznych,
Formularze ZeForm oparte są o format XML, który gwarantuje zgodność z wieloma aplikacjami, możliwość eksportu danych do pliku tekstowego oraz wielu innych formatów stosowanych powszechnie (również w Internecie),

Bezpieczeństwo i wiarygodność informacji niesionych przez ZeForm:
Formularze ZeForm oparte są o format XML, który gwarantuje zgodność z wieloma aplikacjami, możliwość eksportu danych do pliku tekstowego oraz wielu innych formatów stosowanych powszechnie (również w Internecie).

Elektroniczna Skrzynka Podawcza, Znacznik Czasu, urządzenie HSM (ESP)

Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) do tej pory była traktowana jako adres e-mail, na który można było przesyłać dowolne informacje w dowolnym formacie. Jak się okazało, na adres ten zaczął przychodzić spam, wirusy, wiadomości od interesantów w przeróżnych formatach, z różnymi plikami w załączniku, niekiedy nie do identyfikacji i otworzenia. Co więcej - pracownik w kancelarii spędzał większość czasu na selekcji listów i próbie dostania się do zawartości załączników.

Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) w nowym wydaniu jest wyposażona w Elektroniczne Bezpieczne Formularze z podpisem elektronicznym, które ujednolicają format odbieranych przez jednostkę informacji. Technologia ta pozwala na wyodrębnienie wybranych informacji i automatyczne przekazanie jej do systemu obiegu dokumentów lub Platformy do obsługi interesantów.

Podsumowując ESP jest to serwer, który przyjmuje od interesanta wypełniony (i podpisany w przypadku posiadania podpisu) formularz elektroniczny. Formularz taki zawiera dane interesanta, temat, treść, może zawierać również załączniki.
W przypadku gdy formularz został podpisany podpisem elektronicznym kwalifikowanym z bitem niezaprzeczalności - mamy gwarancję, że formularz podpisała właściwa osoba, podpisu takiego nie można się wyprzeć i jest on równoważny z podpisem odręcznym.
Skrzynka podawcza w środowisku chronionym przez urządzenie sprzętowe HSM umieszcza w formularzu znacznik czasu (czyli datę przyjęcia dokumentu, certyfika i nazwę skrzynki podawczej).
Na adres e-mail interesanta (podany w formularzu) wysyłany jest e-mail z wypełnionym formularzem, zawierającym znacznik czasu. Taka czynność nazwana jest Urzędowym Poświadczeniem Odbioru (UPO).
Druga kopia formularza jest wysyłana bezpiecznym protokołem SOAP do Systemu Obiegu Dokumentów.

Karty i czytniki podpisu elektronicznego kwalifikowanego

Jednym z elementów składowych e-Urzędu, jest Podpis Elektroniczny. Aby móc podpisywać formularze, należy posiadać Podpis Elektroniczny Kwalifikowany. Podpis taki jest odpowiednikiem podpisu odręcznego.
Fizycznie jest to karta o rozmiarach karty bankomatowej, oraz czytnik kart (wewnętrzny lub zewnętrzny) podłączany do portu USB komputera.

Platforma Elektronicznego Urzędu (PEU)
Jest to strona internetowa, na którą loguje się Interesant. Na stronie tej można wyszukać i pobrać formularze do wypełnienia.
Po zalogowaniu się, Interesant widzi stan swoich spraw, dane osób zajmujących się sprawą, może dosyłać ważne w sprawie dokumenty, w platformie tej również odbiera odpowiedź od Urzędu.

Rezerwujemy sobie prawo do wprowadzania zmian w specyfikacji technicznej i wyglądu zewnętrznego przedstawionego oprogramowania. Wszystkie znaki handlowe należą do swoich prawowitych właścicieli.

<<< powrót