Efektywność firmy zależy dzisiaj od sprawności zespołowego przetwarzania informacji. Podstawowym jej źródłem są gromadzone przez lata dokumenty. Tradycyjne sposoby ich przechowywania i udostępniania okazują się niewystarczające. Istotnym problemem firm staje się szybki wzrost ilościowy dokumentów i brak możliwości ich błyskawicznego przeszukiwania. Rozwiązaniem jest wdrożenie aplikacji do zarządzania dokumentami ułatwiającej dostęp do ich treści.
Porządkowanie zbioru dokumentów rozpoczyna się zazwyczaj od tworzenia systemu katalogów i podkatalogów. Ich nazwy mają się nam kojarzyć ze zgromadzonymi tam dokumentami. W każdym katalogu umieszcza się zestaw plików dokumentowych nazywanych według przyjętego schematu. System ten działa sprawnie przez kilka miesięcy. Później pojawiają się pierwsze problemy. Odszukiwanie dokumentów staje się co raz bardziej pracochłonne.
W poszukiwaniu rozwiązania sięgamy po popularny produkt - program, który pozwala na opisywanie plików i ich odszukiwanie na podstawie fragmentu tego opisu. Rozwiązanie jest skuteczne przez następny rok. W tym czasie plik indeksowy służący do odszukiwania dokumentów rozrasta się do olbrzymich rozmiarów. Jego przeszukiwanie wydłuża się niemiłosiernie. Dodatkowo pojawia się potrzeba współdzielenia dokumentów! Można wówczas zakupić sprawniejszy, ale drogi komputer, szybsze dyski SCSI lub wdrożyć system ArDok.

ArDok® jest profesjonalnym systemem zarządzania wiedzą zawartą w przechowywanych plikach dokumentowych. Pozwala on inteligentnie grupować dane, katalogować je, wyszukiwać i analizować. W systemie można przechowywać obrazy dowolnych dokumentów, rysunków, pliki tekstowe, muzyczne i graficzne. Jest systemem elastycznym - pozwala w dowolny sposób budować strukturę tworzonego archiwum elektronicznego. Mechanizm wyszukiwania umożliwia natychmiastowe odszukanie pliku niezależne od łącznej liczby zarchiwizowanych plików. Dostarcza też wygodnych narzędzi do prezentowania zawartości pliku. Zasoby archiwum mogą być udostępniane przez Internet.

ArDok® zapewnia:

• sprawnie katalogowanie i archiwizację dowolnych plików i obrazów,
• błyskawiczne wyszukiwanie informacji jednocześnie na wielu stanowiskach pracy,
• ochronę informacji i danych przed niepowołanym dostępem.

ArDok® daje wymierne korzyści:

• aktywne zarządzanie informacją zgromadzoną w firmie,
• efektywną i konsekwentną organizację pracy,
• uporządkowuje obrazy lub pliki i wyszukuje je według różnych kryteriów,
• jednoczesny dostęp do zarchiwizowanych obrazów lub plików przez wiele osób,
• pełną kontrolę dostępu i bezpieczeństwo danych,
• możliwość przechowywania dokumentów poza siedzibą firmy,
• redukcję kosztów.

Zastosowania:

ArDok® znajdzie zastosowanie w każdej firmie. Wszędzie bowiem istnieje potrzeba błyskawicznego wyszukiwania informacji znajdującej się w różnorodnych dokumentach lub w ich obrazach. Jest poszukiwanym narzędziem w pracy marketingu, działów handlowych i logistycznych, służb finansowo-księgowych, czy w firmach pracujących z dużą ilością dokumentów (pośrednicy, doradcy, notariusze, komornicy). Jest wykorzystywany przy zakładaniu i obsłudze archiwów projektowych, graficznych lub muzycznych.

Modele wdrażania:

ArDok® dostosowuje się do różnorodnych wymagań użytkownika. Świetnie się sprawdza na jednym stanowisku jak i w instalacjach przekraczających sto stanowisk. Program instalacyjny umożliwia samodzielne zainstalowanie systemu. Zawsze jednak gotowi jesteśmy dokonać wdrożenia systemu.
Dodatkowo dostosowujemy ArDok do indywidualnych potrzeb naszych klientów. Usprawnia to pracę, szczególnie przy archiwizowaniu dużej ilości dokumentów oraz minimalizuje koszty założenia archiwum elektronicznego. Nasi analitycy, po zapoznaniu się z rodzajami dokumentów przeznaczonych do archiwizacji, wybiorą najlepszy wariant ich opisywania. Ocenią, czy istnieje potrzeba zastosowania narzędzi do rozpoznawania tekstu. Po uszczegółowieniu zadań archiwizacji oszacują jej czasochłonność zarówno przy zakładaniu jak i w pracy bieżącej.

Certyfikaty:

W grudniu 2004 roku system został przetestowany przez firmę i otrzymał certyfikat Microsoft Platform Test for ISV Solutions.

Wymogi techniczne i sprzętowe:

System działa w środowisku Microsoft Windows 9x/NT/2000/XP i wykorzystuje serwer bazy danych Microsoft SQL Server 7.0 / 2000 (również w wersji jednostanowiskowej z MSDE).

Opis funkcjonalny systemu:

Moduł skanujący

Moduł skanujący umożliwia skanowanie dokumentów jedno i dwustronnych. Tworzy pliki wieloobrazowe z dokumentów wielostronnych Dzięki temu obrazy dokumentów wielostronicowych można przechowywać w jednym pliku. Moduł jest wygodny i prosty w obsłudze.

Moduł archiwizacji

Podczas archiwizacji następuje skatalogowanie plików tak, by można nimi było sprawnie zarządzać. Zastosowane procedury pozwalają skrócić czas archiwizacji do niezbędnego minimum. Dostępne jest :

• automatyczne nadawanie serii archiwizowanych plików tej samej wartości katalogowej,
• podpowiadanie typowych wartości ze słownika,
• zapamiętywanie treści dokumentu lub jej fragmentu.

Moduł automatycznego rozpoznawania treści dokumentu

Przy archiwizacji dużej ilości dokumentów warto zastosować narzędzie do rozpoznawania tekstu. ArDok® może być w nie wyposażony. Treść dokumentu lub jej dowolny fragment zostaje w module archiwizacji automatycznie przyjęta do katalogu.

Moduł wyszukiwania

W archiwum gromadzone są ogromne zasoby informacji. Łatwość dostępu pozwala je wielokrotnie wykorzystywać.
Moduł wyszukiwania trafnie i szybko odnajduje pliki na podstawie różnorodnych, również złożonych zapytań. Gdy zapamiętana jest treść dokumentu można posłużyć się zaawansowaną funkcją poszukiwania dokumentu po jej fragmencie. System pozwala na przeszukiwanie dowolnego fragmentu archiwum, niezależnie od sposobu jego zorganizowania. Wynikiem wyszukiwania jest pojedynczy dokument lub ich lista spełniająca postawione kryterium.

Moduł prezentacyjny

System posiada własną przeglądarkę plików graficznych. Oprócz typowych funkcji przeglądarka pozwala dokonywać adnotacji na obrazach dokumentów i wprowadzać ich kolejne wersje. Możliwy jest druk dokumentu, zapisanie go do pliku graficznego lub wysyłka obrazu pocztą elektroniczną. Do prezentacji plików można wykorzystać również zewnętrzne aplikacje.

Moduł kontroli wydruków

Moduł zapewnia kontrolę wydruków realizowanych przez aplikacje MS Word i MS Exell na stanowiskach klienckich. Moduł przechwytuje wydruki, zapewnia identyfikację drukującego, momentu drukowania, wielokrotne przeglądanie wygenerowanych wydruków i automatyczne tworzenie kopii bezpieczeństwa drukowanych dokumentów.

Dostęp przez Internet

Istnieje możliwość przeglądania zasobów archiwum za pośrednictwem Internetu. Pozwala to wyszukiwać niezbędne informacje pracownikom znajdującym się poza firmą. Umożliwia również udostępnianie kopii dokumentów klientom firmy.

Bezpieczeństwo

Dostęp do poszczególnych funkcji ArDok® jest strzeżony zindywidualizowanym systemem uprawnień nadawanych przez administratora systemu. Limituje on prawa użytkowników do poszczególnych funkcji systemu i uniemożliwia dostęp do archiwum osobom niepowołanym. Dostęp do archiwum przez Internet jest chroniony systemem haseł.